【体験談】送別会で幹事である私の段取りが皆を激しく感動させた事

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こんばんは、奥家 耀介 です。


*2019/03/15 UPDATE

「送別会の幹事をお願いしたいんだけど」

ある日突然会社の同僚から、あるいは上司からこのようなお願いをされたら、あなたはどうしますか?

もちろん、主役にとっては最後の宴会なのでなかなか断りずらいと思いますが、段取りどうすればいい?誰を呼べばいい?予算はいくらが良い?場所は?店の雰囲気は?余興は?最後の挨拶は? と 考え始めれば 出るわ 出るわ 考えないといけない事。

ある送別会の主役の愚痴(実話)、

「せっかくの俺の送別会なのに、店の雰囲気悪いわ、余興は無いわ、みんな勝手に飲んで騒いで、俺が気を使って、お酒注いで回って、うん? アイツ誰だ?見た事ねーな。誰が呼んだんだ? あっ・・・そろそろ終わりかな。 プレゼントの贈呈でもあるのかなぁ・・・。 えっ?終わり? へっ? 一本締めって俺がやんの? まぁいいや・・。じゃぁ帰るかぁ・・・。
”xxさん 、4000円なります”、 へっ? 主役なのに払うのぉ・・・。なんだそりゃあ」

これって、誰の責任? 皆だって? イエイエこれは幹事の責任です。

逆に、幹事がきちんとしていると、主役の愚痴なんて出ません。断言します。幹事次第で主役の満足度は大きく変わるんです。

ちなみに私は、学生の頃から、文化際、卒業旅行、同窓会等 イベントの企画・幹事が好きで、社会人になってからも会社のイベント、結婚式の余興等の幹事・企画を率先してやり、これが天職じゃね?と思うぐらい 普段の仕事以上に、夢中に取り組んできました。

なので・・・、他のサイトにあるような ”ありきたりな” 話なんてしません。(経験から語る内容になっています)

どうすれば、主役は感動するのか?
何十とイベントをやってきた著者が「「一流の幹事(完璧な段取り、実際に感激された演出)」をご紹介


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出席者は、誰を呼んだら良い?

 幹事はもちろん、出席者の選定も大事なお仕事になります。

 「なんだそりゃ、簡単じゃん。それって主役の友人を呼べばいいだけでしょ?」って思っているアナタ。主役を最大限に喜ばそうと思っていない人です。

 じゃぁ誰を呼べばいいか・・・・。

 それは「主役を楽しませる事ができる人」です。

 それは、単純に、主役の親友とか、何十年と一緒に仕事をしてきた同僚とかではありません。

 主役の性格から、それに合った人を選ぶということです。

 例えば、主役が女好きであれば、会社の「女性陣」を呼びましょう(コンパニオンはやりすぎですので注意)

 主役が親分肌であれば、世話した部下を呼びましょう。

 主役が前の部署の事を誇りに思っているのであれば、前の部署の方を呼びましょう。

 また、送別会を盛り上げてくれる人を選ぶことも大事です。
 例えば、
  主役が余興好きであれば、余興が得意な人を呼びましょう。(この場合、主役が知り合いである事は当然ですが、必ずしも親密度が高い人でなくてもいいです。主役は一緒に楽しみたい人と余興の楽しさを共有できれば良いのですから)

 司会上手も呼びましょう。

 花束を渡す 若い人を呼びましょう。

 出席者とは?要はそういう事です。

 主役の立場に立って、主役の目線で選びましょう。

 情報が少なければ、情報を集めるべきです。
 送別会は演出なのですから、その演出にあった人を呼ぶべきなんですね。

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プレゼント代の予算は?

 送別会で渡すプレゼントの予算って悩みますよねぇ。これはホントにツライ。

 著者の経験から言うと、プレゼント代は、以下の通りで妥当です。
対象者年齢予算
友人(転職、退職等)20代1~2万
同僚(転職、退職等)30-40代1~3万
上司(定年退職)50-60代3~5万

 ただ、プレゼント代の予算は出席者で割りますので、人数が少なければ一人当たりの出費がかさみます。そこで、出席者一人当たりの予算で考えると

一人当たり 1000円が妥当なライン

 上記の定年退職者に対しては、出席者数が30~50人ぐらいでそのぐらいになります。

  一人当たり
   500円だと、なんか贈り物を買った感覚にならないし、
  1500円だと、送別される人との関わり合いが薄い人が居ると不満に思われます。
 なので1000円ぐらいが切りも良いし妥当なんです。

 出席者数が少ない場合でも、送別される人との関わり合いが深い人であれば、最大1500円を目安に考えてもいいでしょう。
 (予算が少なくても、気持ちがこもった贈り物であれば全然大丈夫です)

 飲み会の場でプッチ余興で使ってください↓



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【プレゼント】 感激されるプレゼントの選び方

送別会という重要なイベントで、その人が本当に欲しいプレゼントを選ぶのなんてホンーート難しいです。

何が好きなんだろう・・・・逆にもらうと嫌なプレゼントって何だろうって、著者も慣れない時は、夜中の2時まで悩んでました。でも、大丈夫です。著者のこれまで失敗から、どうやったら相手が喜んでくれるのかまとめました。この方法を使えば、間違う事はもうありません。

方法① 相手に何がほしいか聞く

いきなりの反則技ですが、これは「ほしいモノ的中率が高い方法」です。(当たり前だw)ほしいモノ的中率が高ければ、長く使ってくれる可能性も高いという事です。

サプライズ性は無いですが、経験上モノにこだわりがある方は、選んだプレゼントに満足しない可能性が高いので、この方法が最適です。その方の身なりとか使っているモノをよく観察して下さい。こだわりの品が多ければ、この方法にしましょう。

でもこの方法、 上司には使わないでくださいね。部下に対して気を使うことになります。なので、20代の若い人向け、または年齢の近い方に使ってください

もし、どうしても聞きたい場合は、上司の友人や同期の方に頼んで聞いてもらえると、相手も気を使わずリクエストを出してもらえる事が多いです。

因みに、著者は、友人を通す事が多いです。 また、間違いのないように、商品名まで聞くようにしています。

方法② 本人のこだわりの品以外のモノを選ぶ


これは、私の失敗談ですが、ブランド品の正方形の財布をプレゼントした所、その方は長財布にこだわりがある事が判明。結局、使わずじまいだと風の噂で聞いて、落ち込んだ事があります。( ノД`)シクシク…

本人のこだわりの一品が何かは、その方の友人や同僚に聞いてみてください。それでも分からなければ、著者の独断と偏見で、ビジネスマンがこだわりそう品(下記)を参考にしてください

モノこだわり度どんなタイプの人?選ぶならどんなプレゼント?
財布★★★★☆投資や副業等で稼いでいる人は、、お金関係のゲン担ぎをやっている人が多い為、そういう人は避けた方が良いでしょう。こだわり度が高いので、定番な品を選んだらダメです。慎重に選びましょう。財布に大事なのはブランドですが、もっとも大切なのは使い勝手です。使い心地の良い財布は、実は札入れではなく、小銭入れだと言う方が多いんです。コンビニや売店などで、さっと出せると気持ちが良いですからね。使い勝手の良い財布と言えば、ダントツハンモックウォレットコンパクト
がお勧めです。デザインも特徴があるので、使い勝手とデザインのユニーク性から気に入ってもらえるでしょう。私ももう3人にこれを渡していますが、第一印象のインパクトは小さいですが、その後の満足度が非常に高い品です。
ボールペン★☆☆☆☆これはその人が使っているペンを見てもらえれば分かりますが、高級ボールペンを使っている人はそう多くないので、困った時はこれがお勧め。ただ、たまに尊敬する先輩からもらったボールペンを何十年と使っている人もいるので、注意名前の入った高級ボールペンは、非常に長く使ってもらえます。私も2回利用した事のある真鍮製高級ボールペン
がお勧め。また、新しいモノ好き、珍しいモノ好きの方へは、PARKER パーカー INGENUITY インジェニュイティ 5th がお勧め。 「万年筆でもボールペンでも無いまったく新しい第5のペン」というキャッチ―に惹かれます。先日、60歳定年退職者への贈り物でこれを使いました。60歳定年後は、契約社員になりますが、まだまだ現役で頑張ってくださいというエールを込めて贈り、かなり喜んでもらいました。
ペンケース★★☆☆☆これもその人が使っているペンケースを見れば分かります。仕事でボールペン以外にシャーペンや消しゴム、蛍光ペン、水性の色ペンを多用する方は、ペンケースを便宜上を持っている方が多いですが、大体ブランド品なんて持っている方はいませんね。まだ購入したことが無いので、お勧めはありません。誰か紹介して下さーい。
腕時計★★★★☆腕時計は、ビジネスマンのこだわり、且つ予算的に厳しいので、これは除外
手帳★★★★★ブランド志向というより、使い勝手が重視される品なので、これは特にこだわりの強い品です。プレゼントとしては避けた方が良いでしょう。著者も使用する手帳は毎年決まっています。価格も安いので、贈り物としては安すぎる為、除外した方がいいでしょう
ベルト★★★☆☆これ腕時計と同じで、身に着けるものなので、こだわりは強いです。財布のようにゲン担ぎする人は居ないでしょうが、まだ購入したことが無いので、お勧めはありません。誰か紹介して下さーい。

方法③ +αで 奥様にもプレゼントする


旦那(主役)の奥様に、内助の功を労う贈り物をあげましょう。(直接渡すのではなく、旦那へ渡すプレゼントに”奥様へ”というカードを忍ばせるんです)

これは、旦那も奥さんに対して株が上がるし、奥様も大喜びです。特に専業主婦やパート勤め奥様は、プレゼントを貰う機会が少ないので、特にパンチ力高めです。主役が定年退職の場合、昭和の人たちは、妻は専業主婦で家を守る 的な風土をお持ちですので、より効果が増します。また、愛妻家の方も特に喜ばれます。ここら辺はリサーチすべきです。

プレゼントはお花が間違いがありませんが、せっかくなので、お店の花屋に売っていない商品を選びましょう。下記は、私が贈った中で、特に喜ばれたもの。ブルーローズは品種的に作るのが難しく、珍しいので普通の花屋には置いていません。

  

方法④ 世界で一つだけなのは絶大。

やっぱりなんと言っても、昔から愛される”名入れギフト”でしょう。

昔からあるプレゼントの定番ですが、意外にもらった人は多くありません。周りの人の確認してください。 修学旅行先の店で買った自分の名前の入ったキーホルダーぐらいしかないはずです(笑)

 ”名入れギフト”は、常に見る場所にある物で、且つ 名前でなく メッセージ系の物は、いつまでも心に残ります。

もし、あなたが昔 寄せ書きをもらっていたとしたら、家の中を探して見つけ出してください。その内容にじーんとくるはずです。その寄せ書きがいつも目に見れる場所にあったとしたら・・・。そういう事です。それが贈り物というモノなんです。



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【出欠】 突然の欠席連絡(ドタキャン)に備えて何をすべきか?

送別会当日になって、「ごめん、 仕事でトラブル発生したから行けない!」的な突発連絡。キャンセル料も発生しますので、集金する側も欠席なのに払わないといけない側も、なんかスッキリしないですよね。

キャンセル可能日は、お店を予約するときに、当日から何日前まで可能なのか確認を忘れずしましょう。私の経験では、居酒屋だと2日前、パーティ会場だと3日までならキャンセル可能(人数減可能)です。ただ、場所によりまちまちです。

キャンセル可能日の期限は、かならず出席者へ連絡し、その日の前日に再度リマインドメールで連絡しておきましょう。

当日の夜に送別会がある時は、必ず昼休みに集金を完了しておきましょう。
大体、ドタキャンの原因って午後に発生するんです。

キャンセルする人の居る場所が遠ければ、嫌らしくない範囲で、近くの人に頼んでまとめて集金してもらうのも手です。

当日キャンセルでも、お店の仕入れの関係上、食事は無理ですが、飲み放題はキャンセル可能な場合もあります(その分の料金は払う必要がない)、これも事前にお店に確認しておきましょう

ドタキャンする人も好きでドタキャンするわけではないので(風邪、仕事の都合等の不可抗力等)、後日「お店との調整の結果、飲み放題はキャンセル可だったので頂いた飲み放題代金分は返しますね」と言えば、ドタキャンした人もうれしいモノです。

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送別会の場所は?居酒屋?パーティ会場?

もうこれは 「パーティ会場」でしょう。多少遠くても、多少費用が高くても、パーティ会場を選ぶようにして下さい。

できれば貸し切り。

居酒屋との違いは、設備の違い・音響の違い 接客マナーの違い と色々。
設備については、主役を感激させるためプロジェクターやら、マイクやらの道具が充実している為、演出や余興の幅が広がります。

また、雛壇がある場合が多い為、主役から出席者の顔が見えると、主役にとって より「お祝いされている」感が高くなります。事実、主役の満足度の高い場所は、圧倒的にパーティ会場が多いです。

それと会場は必ず下見するのと、お店の担当者と事前の打ち合わせをしておきましょうね。


【予算】送別会のお金が余った時の粋な対応

出席者から集めたお金から、主役のプレゼント代、お食事代を引いたらお金が余った・・・。

これはいつも幹事を困らせますよね。 数百円だったら幹事代でもらうわって言えるけど、数千円になるとちょっと言い難い。間違っても、黙ってネコババしないで下さいね。たかが数千円の為に、アナタの信頼度を下げてしまうのはすごくもったいないです。お釣りをどーのこーの言う人いますからねぇ。

昔、うちの上司がたかだか3000円をネコババしたのを発見した時に、人間の心の汚さが見えた気がしました。今でもはっきり覚えていますし、気前の良い上司だと思っていたので、少々トラウマなってしまいました。

人は表では「幹事が大変だったからもらっときな」なんて言うかもしれませんが、心底そう思っていない事も多いです。
お金がらみで変な恨みを買わないよう注意を!

とは言っても、出席者が多い場合、数千円を人数で割ると 一人当たり数百円程度になり、送別会の後に配るのもちょっと大変(遠方から来た人に渡すのも面倒)。

だから、出来れば配りたくない、どうすればいいんだろう・・・。

そこで、私がお勧めするのは「寄付」です。
寄付だと、余った「お金が困った人に有効利用された」と言う満足感を感じてもらえますし、これまで、そんな粋な対応を取っている人を見たことが無いので、その行動に対し称賛される事でしょう。

もちろん、寄付なんで文句も言いづらいのもあります。(そんな文句なんて・・・って思うかもしれませんが、人間色々いるんです(経験談))

事実、私もこれを何回も利用していますが、毎回、感激されます。

寄付金については↓を参考にしてください。振込は銀行窓口でも良いですし、ネットやコンビニ端末(Loppi、Famiポート)も可能なものもあります。

 もちろん、領収書の発行も可能です。スキャナーで読み取って、会計報告をメールでする際に、添付しておけばいいでしょう。中には発行に2週間ぐらいかかるのもありますので、会計報告をすぐしたい場合は、注意してください。

ふるさと納税は、自分に税金還付されるので、粋ではありませんが(腹黒いので)、寄付した事だけを伝えるだけでよければ、使うのも良いでしょう。


以上、どうでしたか? 他に、聞きたいことがあれば、コメント・メール等で遠慮なく聞いてくださいね。

ではでは~。

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