【実践記】簡単に要約力(文章力)を鍛えるには、ショートメールが効果的だった!

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社員が私にメールするときは、私が知らなければならないことだけを一行にまとめて書くというルールになっています
                      ベネッセホールディングス代表取締役会長兼社長 原田 泳幸

こんにちは、奥家 耀介 です。
皆さん一日に何通のメールを処理していますか?


私は、日に300通ぐらいのメールを処理していますが、
文章がだらだらと長く、また件名から関係の無い話や
結局、何が言いたかったのか分からないメールが、1/3ほどあります。

mail-hell


その度に、メールの送信者に電話して、
んで、何が言いたかったんだっけ? 要点は?」と聞いています。



なので、私自身が
 ・時間を無駄に消費します
 ・やるべき仕事が遅れます
 ・小さな時間が積み重なると残業が常態化します




あんまりひどいと、聞くこともせず、最悪の場合、「無視」してしまいます



そして、送信者に対しては
 ・仕事の「報・連・相」ができないと感じます
 ・仕事の対応が誤っていると疑います






そして、自分の貴重な時間を費やしたことで、送信者に対し決して良いイメージは持たないでしょう。
それは送信者の「評価」が下がる事に繋がります



人事評価は、信用の積み重ねですから、
こういったメールを出す人は、出世できない=年収が上がりません



ということで、送信者も受信者もお互い不幸な結果になります



ただでさえ、情報が氾濫している世の中ですから、その中で重要な情報を見出す能力を持つ人材が今後注目されてくるでしょう。


なーんて、偉そうに言っている私ですが、20代の頃は、メールの内容がよく分からんとよくお叱りを受けていました。(もちろん、報告書も支離滅裂です)



文章力を向上させるには、どうすればいいのか・・・と日々悩んでいた頃、
私のメンター(師匠)が、

メンター
奥家よ、メールってのはなぁ 多く書けば相手に伝わるってことじゃないんだぞ。
お前は、メールで言いたいことを並べているだけで、相手に伝えようとしていないんだよ
よし、トレーニングしよう!難しい事なんて教えない。 明日から俺宛のメールは、全て3行(件名除く、本文3行)で書け!


私は翌日からメンターに対するメールは全て「3行」を意識して書くようにしました。
たった3行で伝えるのは難しく、よく添削されたメールが返ってきていました。



1カ月ほど経つと、メンターからの添削メールは来ないようになり、自分の文章力も明らかに向上している事が自分で分かるようになりました。


そんな私のメンターは、もう定年退職していますが、その時教わった事を部下に実践させています。
もちろん、取引先には、3行で伝える事が逆に失礼に当たる可能性があるので、社内Onlyですが、
最初は「奥家の部下はメールの内容が変だ」でしたが、最近は「シンプルで分かりやすい」と好評を得ています。


そんな、3行メールを私は「ショートメール(Short Mail)」と呼んでいます。



このようなショートメールを書くのは、要約力が必要になります。



要約力とは「伝えるべきことの本質を捉えて、判断や行動につながるように整理して話す力」の事です。


では、要約力を必要とするショートメールとは具体的にどのようなものか?



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目次





ショートメールの実例


例えば、下記のような文章です。(実際業務で使われたメールを使用しています)

悪い例

 件名「勤怠会議のご参画ありがとうございました。」

 宛先各位

 お疲れ様です。田中です。
 昨日はお疲れさまでした。

 特に経理部の皆さまは、連日の決算作業の合間を縫っての参加ということで、心から感謝致します。
 さて、昨夜の会議の内容についてですが、合議の結果 勤怠の〆日は、月末稼働2日前 で決定しましたので、
 今後は、役員会議へ上程する必要があります。
 次回の役員会議は、12/15 9:00-10:00になりますので、経理部の皆さまは資料を準備して頂き、
 本日ご参加の他の部署の代表者様は、当日の会議にご出席頂きますようスケジュールの調整をお願いします。

 以上、認識違いありましたら連絡下さい。



 はい、9行(274文字)です。これを3行で書くと以下になります


 件名「勤怠承認日程合議の結果と今後の進め方」

 結果:勤怠の〆日は、月末稼働2日前
 今後:12/15 9-10役員会議への上程
 依頼:経理部⇒資料の作成、他部署:会議の出席



ポイントは、「メールで何を伝えたいか」です。

伝えたいのは、会議の結果と今後の進め方であって、経理部の労をねぎらう事ではありません。経理部にお礼を言いたいなら、会議に来てくれたその場で言うか、後から個別に言えば済む事であって、わざわざメールで言う必要は無いのです。


また、参加して頂く以上は、スケジュールの調整は当たり前なので、あえて「スケジュール調整下さい」という必要は無いはずです。


よって、元々の文章の中で伝えたい事は、下記のマークです。

 件名:勤怠会議のご参画ありがとうございました。

 宛先各位

 お疲れ様です。田中です。
 昨日はお疲れさまでした。

 特に経理部の皆さまは、連日の決算作業の合間を縫っての参加ということで、心から感謝致します。
 さて、昨夜の会議の内容についてですが、合議の結果 勤怠の〆日は、月末稼働2日前 で決定しましたので、
 今後は、役員会議へ上程する必要があります。
 次回の役員会議は、12/15 9:00-10:00になりますので、総務部の皆さまは資料を準備して頂き、
 本日ご参加の他の部署の代表者様は、当日の会議にご出席頂きますようスケジュールの調整をお願いします。

 以上、認識違いありましたら連絡下さい。


となります。

伝えたいことは

  •  会議で決まった事は? ⇒ 勤怠の〆日は、月末稼働2日前
  •  今後はどうする? ⇒ 役員会議へ上程
  •  その為に誰が何をする? ⇒ 経理部へ資料の作成、他部署は出席

この3つだけです

その為、件名は伝えたい事を簡潔に書くので、「感謝」ではなく、「会議の結果と今後の進め方」とします



なぜ3行なのか?


実は、3行であることに意味はありません。大事なのは行数(文字数)が制限されている事が重要なのです。


何故、制限されることが重要なのかというと
  • 無駄な事が書けなくなる
  • ⇒ 無駄に書けないから、書く前にムダを省こうと考える(=重要な事だけ伝えようとする)
  • ⇒ 考えるから、要約力が向上する
  • ⇒ メールは頻繁に利用する為、早く要約力が向上する(効果的に能力が向上する)
ということ。


要約力の難しい理屈なんて考えずに、意識的に要約する力がつくってわけ



要約力が上がるとうれしい事(経験談)


もう一度言います。



要約力とは「伝えるべきことの本質を捉えて、判断や行動につながるように整理して話す力」の事です。



ここの「本質」って言葉が大事です。



本質とは「物事の根本的な性質・要素」の事。



要は、重要なポイントということです。



要約力は、この重要なポイントを見抜けることができるようになります。



この要約力が向上できると、
  • 相手が「どういう意味?」って聞くことが無くなります
  • 非常にシンプルな文章や報告書を書くことができ、上司から訂正を受ける事が無くなります
  • 面接時のアピールがスムーズになり、採用率が上がります



この要約力が向上すると、逆に
  • 相手のダラダラ話す内容の重要なポイントだけ見抜けるようになります
  • 相手の行動や発言の矛盾や誤りに気づくようになります
  • 話す前に、相手が聞きたい事、欲している事を整理してから話すようになります


身についた要約力は、相手に対しても求めるようになります。そうでしょう?
相手にそれができないと、相手に勝った気分になります。(自分が誇らしくなるはずです)



ショートメールサンプル集



会議室の変更を伝えたいとき

 件名「xx会議の会議室変更のご連絡」

 本文
   変更前:301号室 ⇒ 後:305号室
   ※理由:会議室の設備の調子が悪いため


変化点を伝えるときは、大半がこういう記載でできます。
但し、変化に対して理由付けはしておきましょう。


顧客と約束していた納期が変わりそうになった時(上司報告編)

 件名「xx社 xxシステム 納期変更における影響と対応のご報告」

 本文
   納期:来年1月 ⇒ 今年12月に短縮
   影響:軽微(但し、経理PRJの納期延長可が条件)
   対応:xx社 システム部部長への延長依頼 ← 同席お願いします。


顧客と約束していた納期が変わりそうになった時(部下指示編)

 件名「xx社 xxシステム 納期変更における対応依頼」

 本文
   納期:来年1月 ⇒ 今年12月に短縮
   対応:経理PRJ延長による要員シフト時期の延伸
   依頼:xxチームの要員強化立案


イメージ湧きましたか?


コツは、「自分はメール宛先者に対して、何を伝えるべきか」をメール記入前に考える事です。


要約力を体系的に学びたい方は、以下の書籍を参考にしてください


数ある要約力の中で、これが一番の良書と感じています。
私のショートメールを実践しながら、時折、この書籍の構造を理解し進めると、能力向上のスピードが全然違います
要約の方法を16の原則としてまとめるだけでなく、「料理番組のレシピを書き取る」「宴会の注文係を引き受ける」など日常からできる実践的なトレーニング方法もあるので、実践性に工夫をもたらした構成で分かりやすいです。


「あなたの説明がよく分からない」と言われている方は、今すぐ実践して下さい。


ではでは~。

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